Как в ЦФ, так и в файлах адресов должен иметься ряд корзинок, по одной для каждой буквы алфавита. Все частицы сортируются по алфавиту – перед тем, как они помещаются в файлы (в секции центрального файла), либо перед тем, как изготавливаются адресные пластинки, изменяются адреса на пластинках или же на эти пластинки ставят бирки (в секции адресов). Если поступать таким образом, то будет намного легче вкладывать все эти частицы в файлы или же обрабатывать их.

Следовательно, необходимо выполнить следующие действия:

1. Рассортировать все частицы по алфавиту, помещая частицу в корзину на ту букву, с которой начинается фамилия человека. (Письмо или инвойс Мери С. Джонс помещается в корзину, обозначенную буквой «Д»).
2. Затем обработать частицу или поместить её в файл, работая по очереди с каждой такой корзинкой.

Действия, указанные в пунктах 1 и 2, можно выполнять многократно на протяжении дня, в зависимости от количества полученных частиц.

Корзины могут быть установлены либо вертикально, в виде стеллажей, либо их можно разложить на поверхности шкафов для файлов, как, например, в ЦФ. То, как они установлены, – это вопрос простоты и удобства. Главное, чтобы это позволило ускорить движение потока частиц.

Что касается самих корзин, то для начала это могут быть коробки, в которых продаются канцелярские принадлежности, или корзины наподобие тех, что используются в коммуникационном центре; однако, что касается последних, было бы разумно приобрести корзины либо другой формы, либо другого цвета, поскольку нередко случается так, что эти корзины забирают другие сотрудники или ОХС, чтобы использовать их в качестве коммуникационных точек или же в коммуникационном центре.